SERVIZIO CULTURA E GIOVANI   Responsabile del servizio Ferrari Lisa tel. 0522/764310 e-mail:  l.ferrari@comune.scandiano.re.it
RESPONSABILE del proced. per procedimenti ad istanza di parte TEMPISTICA
NR OGGETTO PROCEDIMENTO DESCRIZIONE SOMMARIA SERVIZIO/ UFFICIO competente Qualifica Nominativo FONTI normative di riferimento MODALITA’  D’AVVIO
d'ufficio
istanza di parte
decisione Amm.
ATTI E DOCUMENTI DA PRODURRE Ufficio a cui rivolgersi per informazioni max gg descrizione ALTRI SOGGETTI COINVOLTI (esterni o interni) SOGGETTO competente ad adottare l'atto finale TIPOLOGIA ATTO FINALE MODALITA’ DI COMUNICAZIONE dell’esito finale COLLEGAMENTO INFORMAZIONI AGGIUNTIVE E MODULISTICA
1 CULT RICHIESTA UTILIZZO SALE CASTELLO DI ARCETO Le sale espositive del Castello di Arceto possono essere richieste per mostre/eventi/iniziative/concerti da Associazioni/Enti. Il soggetto richiedente deve mandare comunicazione scritta indirizzata al Sindaco almeno 30 giorni prima della data della manifestazione specificando il programma, la data e l’ora della manifestazione. La concessione è subordinata al pagamento del canone stabilito con apposito atto del Consiglio
Comunale oppure può essere concessa anche tramite contributo indiretto (in questo caso il soggetto dovrà compilare modulo di richiesta contributo per iniziativa). Il versamento del canone sarà effettuato dagli interessati al Comune tramite l’Ufficio Imposte e
Tasse al quale dovrà venire trasmessa l’autorizzazione alla concessione.
Cultura-sport-tempo libero Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari Regolamento per l’uso di sale di proprieta’ comunale da parte di enti, partiti, organizzazioni e privati. Tariffe per la fruizione di servizi pubblici comunali All. Sub. A alla Delibera G.C. Del 29/12/2011 Istanza di parte Richiesta su carta intestata del soggetto con descrizione iniziativa, tempi, data. Nel caso di richiesta di utilizzo gratuito (concesso dall'Amministrazione attraverso contributo indiretto) il soggetto deve presentare richiesta contributo.                                                                                                      RICHIESTA CONTRIBUTO (specificare gratuito) Cultura, Sport e Tempo libero 30 gg Richiesta sala almeno 30 giorni prima della manifestazione. Associazioni, Circoli del territorio. Dirigente IV° Settore Lettera autorizzazione utilizzo Lettera  modulistica sport
2 CULT RICHIESTA UTILIZZO SALE CINEMA E SALA CASINI Le sale annesse al cinema possono essere richieste da Associazioni, scuole ed Enti, per corsi, iniziative, mostre di vario genere. La richiesta deve essere inviata all'Ufficio Cultura che controlla la disponibilità della sala e la manda all'Assessore competente. Le richieste sono soggette al pagamento di una tariffa approvata con Delibera di Giunta del 29 dicembre 2011 “Tariffe per la fruizione di servizi pubblici comunali”. Il pagamento della tariffa dovrà essere effettuato presso l'URP che darà all'utente un modulo con il quale questo si recherà in banca per effettuare il pagamento di cui dovràriportare copia all'URP stesso. Le tariffe comprendono l'affitto della sala con pulizie annesse nel costo.  L'organizzatore dell'iniziativa deve mettersi in contatto con il gestore del cinema teatro (Roberto Ovi) per le necessità tecniche, l'utilizzo e la disposizione delle sedie e le pulizie finali. L'Assessore competente può decidere di concedere l'utilizzo gratuito della sala che sarà concesso attraverso patrocinio e conseguente Delibera di G.C.  Cultura-sport-tempo libero Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari Regolamento per l’uso di sale di proprieta’ comunale da parte di enti, partiti, organizzazioni e privati.            Tariffe per la fruizione di servizi pubblici comunali All. Sub. A alla Delibera G.C. Del 29/12/2011. Determina Dirigenziale IV° Settore n. 175 del 14/11/2008 e conseguente “Contratto per affidamento gestione cinema teatro M.M. Boairdo” Rep. n. 4980 Istanza di parte Richiesta su carta intestata con indicazione tipologia iniziativa, data e orari. Cultura, Sport e Tempo libero 30 gg La domanda deve essere inviata all'ufficio competente almeno 30 giorni prima della manifestazione. Gestore Cinema Teatro  Dirigente IV° Settore Lettera autorizzazione utilizzo Lettera concessione/non concessione della sala con indicazione modalità di pagamento della tariffa. relazioni con il pubblico/sale comunali
3 CUL RICHIESTA UTILIZZO CINEMA TEATRO BOIADO Il Cinema Teatro può essere richiesto da privati, Associazioni, Scuole e Enti pubblici per spettacoli, concerti, saggi. Le scuole hanno una riduzione della tariffa pari al 50% e i partiti pari al 25%. Al Comune è concesso l'utilizzo gratuito per 6 giornate l'anno e per ulteriori 6 giornate con tariffa ridotta al 50%, con esclusione sempre del costo del tecnico (€ 19,00 all'ora + iva). I privati e le Associazioni possono richiedere direttamente al gestore la sala pagando a lui direttamente il costo. Si rivolgono all'Ufficio Cultura nel caso richiedano l'utilizzo gratuito. In questo caso devono fare richiesta possibilmente su carta intestata specificando tipologia iniziativa, data, orari e necessità tecniche e logistiche. Tale richiesta viene sottoposta al giudizio dell'Assessore Competente, nel caso di risposta il costo della sala può rientrare negli utilizzi gratuiti del Comune oppure essere imputato al Comune stesso che dovrà fare atto amministrativo di impegno di spesa. Cultura-sport-tempo libero Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari Determina Dirigenziale IV° Settore n. 175 del 14/11/2008 e conseguente “Contratto per affidamento gestione cinema teatro M.M. Boairdo” Rep. n. 4980 Istanza di parte Richiesta su carta intestata con indicazione tipologia iniziativa, data e orari. Cultura, Sport e Tempo libero 30 gg Le richieste devono pervenire almeno 30 giorni prima dell'iniziativa Gestore Cinema Teatro Roberto Ovi Società Boiardo G.& O. s.r.l. Dirigente IV° Settore Lettera autorizzazione utilizzo, se prevede costi per A.C. vedi sezione contributi  La concessione/non concessione della sala viene comunicata in forma scritta al richiedente. relazioni con il pubblico/sale comunali
4 CULT RICHIESTA ROCCA O ALTRA SEDE PER MOSTRA O INIZIATIVA La Rocca può essere richiesta per iniziative, mostre, convegni sia da privati che da Associazioni o altri enti. La richiesta deve essere indirizzata all'Ufficio Cultura e all'Ufficio Commercio e Turismo che ne verificano la disponibilità ed è soggetta al pagamento di una tariffa. Nella richiesta deve essere specificata tipologia iniziativa, data e orario. La tariffa viene pagata all'URP che consegna un modulo da pagare in banca del quale deve essere restituita all'URP ricevuta di avvenuto pagamento. Può essere richiesto anche l'utilizzo gratuito, in quel caso la richiesta viene sottoposta all'Assessore di riferimento e, se accolta, concessa come contributo indiretto tramite Delibera di G.C. E relativo patrocinio all'iniziativa. Cultura-sport-tempo libero Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari Regolamento per l’uso di sale di proprieta’ comunale da parte di enti, partiti, organizzazioni e privati.            Tariffe per la fruizione di servizi pubblici comunali All. Sub. A alla Delibera G.C. Del 29/12/2011. Istanza di parte Richiesta su carta intestata con indicazione tipologia iniziativa, data e orari. Cultura, Sport e Tempo libero 30 gg La domanda deve essere inviata all'ufficio cultura e all'ufficio turismo almeno 30 giorni prima della manifestazione. Ufficio Commercio e Turismo Dirigente IV° Settore Lettera autorizzazione utilizzo, se prevede costi per A.C. vedi sezione contributi  La concessione/non concessione della sala viene comunicata in forma scritta al richiedente.  
5 CULT PRENOTAZIONI CLASSI SCOLASTICHE PER MOSTRE L'Ufficio Cultura si occupa della promozione delle mostre organizzate in Rocca verso le scuole del territorio. Le classi interessate a visitare le mostre possono prenotare la visita presso l'Uff. Cultura che chiede il servizio alla ditta che gestisce il servizio di guardiania (attualmente Archeosistemi) e delle visite guidate in Rocca. Il pagamento delle visite guidate  viene effettuato direttamente alla ditta che le gestisce (Euro 65,00 a classe con omaggio per le insegnanti) che rilascia ricevuta e che poi verserà l'incasso su apposito capitolo di entrata del Comune. L'Ufficio cultura informa sempre anche l'ufficio commercio delle visite in programma.  Cultura-sport-tempo libero Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari   Istanza di parte Le richieste di vista guidata devono essere inviate all'Ufficio Cultura in forma scritta con l'indicazione del numero di classi, numero di studenti, età, orario e giorno richiesto. Cultura, Sport e Tempo libero 30 gg La richiesta deve pervenire almeno 30 giorni prima della data richiesta per poter permettere di controllare la disponibilità delle guide. Archeosistemi, Ufficio Commercio Dirigente IV settore Lettera conferma Una volta verificata la disponibilità della guida e la non sovrapposizione con altre visite o iniziative viene comunicato alla scuola in forma scritta la conferma della richiesta con l'indicazione delle modalità di pagamento.  
6 CULT  REALIZZAZIONE INIZIATIVE SPORTIVE, RICREATIVE, CULTURALI, GIOVANILI Sulla base del programma annuale  e in base alle disponibilità economiche previste in Bilancio vengono definite le attività da realizzarsi durante l'anno in riunioni di staff  tra uff. cult/sport , Resp. Servizio, Dirigente e  Assessore competente. Per ogni iniziativa si decide il budget corrispondente, si procede con i contatti necessari per la realizzazione delle iniziative e la richiesta di preventivi. Per spese relative a servizi e/o forniture è necessario verificare se ci sono convenzioni Consip in vigore relativamente a quel servizio/fornitura. Si passa poi alla preparazione degli  atti necessari (Determina Dirigenziale e se necessario anche Delibera) con individuazione delle voci di spesa, suddivisione in capitoli e N.CIG. Si controlla inoltre il calendario delle iniziative degli altri settori per evitare sovrapposizioni e, dove necessario, si prenotano le sale (Sala Casini, Rocca dei Boiardo, Cinema Teatro...), le pulizie necessarie, la disposizione sedie... In base alla tipologia dell'iniziativa bisogna inoltrare all'Ufficio Commercio la richiesta di occupazione temporanea di suolo pubblico, la richiesta per attività di intrattenimento pubblico e la richiesta di sopralluogo della commissione provinciale di vigilanza locali di pubblico spettacolo.
Per ogni servizio/fornitura materiale bisogna rispettare le procedure previste dalla normativa in vigore per l'acquisizione di servizi e forniture.
Per ogni impegno l'Ufficio Cultura/Sport provvede all'emissione del relativo buono d’ordine di fornitura che deve essere inviato congiuntamente alla ditta interessata e alla Ragioneria comunale. Alla ditta deve essere inviata anche la modulistica relativa alla tracciabilità dei flussi finanziari. Laddove si renda necessario si organizzano incontri per pianificare al meglio le attività con le Associazioni o gli altri servizi dell'Amministrazione coinvolti. In itinere l'Ufficio Cultura/Sport controlla che il lavoro venga svolto come da programma e nei tempi dovuti. Per ogni iniziativa viene compilata una scheda di valutazione che viene inserita in una apposita sezione della Intranet (Eventi IV° Settore) a disposizione della Giunta, del Direttore e del Sindaco per il monitoraggio.
Alla fine l' Uff. Cult/sport provvede al controllo delle fatture in arrivo e alla predisposizione delle  liquidazioni.
Cultura-sport-tempo libero Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari D.Legislativo 163/2006 e successive modifiche. Regolamento per l’acquisizione di beni e servizi in economia ai sensi dell’art. 125 del decreto legislativo 163/2006 e 330 del dpr 207/2010 approvato con Delibera C.C. 6 del 24/01/2012.   Legge tracciabilità flussi finanziari n. 136 del 13 agosto 2010.        Regolamento di contabilità approvato con Delibera C.C. n. 5 del 24/01/2012 Decisione A.C. Le Associazioni/realtà diverse che chiedono la collaborazione del Comune per iniziative/manifestazioni devono fare richiesta scritta specificando la tipologia dell'iniziativa, la data di svolgimento, gli orari e che tipo di collaborazione è richiesta.       Dirigente IV settore Determina Dirigenziale LETTERE  
7 CULT RICHIESTA UTILIZZO CASTELLO DI ARCETO Il Castello di Arceto può essere richiesto per mostre, conferenze, incontri, concerti da Associazioni, altri Enti, privati. Il soggetto deve inviare richiesta scritta all'Ufficio Cultura specificando la tipologia di iniziative e le eventuali esigenze tecniche/logistiche. La richiesta viene inviata al Protocollo e viene informato l'Assessore competente che comunciherà se concedere utilizzo e di che tipo (gratuito o a pagamento). Uff. Cultura comunicherà concessione/non concessione al soggetto e si accorderà per la logistica: ritiro chiavi presso l'Uff Cultura, disposizione sedie, tavoli, amplificazione...Il pagamento della sala, secondo le tariffe comunali, viene effettuato dal soggetto all'URP
Uff. Cultura dopo l’utilizzo verifica che tutto venga lasciato come all'inizio.
Cultura-sport-tempo libero Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari Regolamento per l’uso di sale di proprieta’ comunale da parte di enti, partiti, organizzazioni e privati.            Tariffe per la fruizione di servizi pubblici comunali All. Sub. A alla Delibera G.C. Del 29/12/2011. Istanza di parte Richiesta su carta intestata con indicazione tipologia iniziativa, data e orari, eventuali necessità tecniche e logistiche. Cultura, Sport e Tempo libero 30 gg La richiesta deve pervenire dopo verifica disponibilità sala e parere Assessore competente. Associazione o altri soggetti richiedenti Dirigente IV settore Lettera autorizzazione utilizzo, se prevede costi per A.C. vedi sezione contributi  Comunicazione scritta (Lettera)  
8 CULT AGGIORNAMENTO ANAGRAFICA ASSOCIAZIONI I dati di ogni associazione/circolo del territorio è inserita sul sito del Comune di Scandiano e l'elenco viene aggiornato e modificato se ci sono variazioni. Cultura-sport-tempo libero Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari   d'ufficio                   
9 CULT AGGIORNAMENTO INDIRIZZARIO PER INFORMAZIONE SU EVENTI Il Servizio Cultura, Sport e Tempo Libero ha un indirizzario postale e mail di utenti che sono potenzialmente interessati a ricevere comunicazioni e informazioni relativamente alle attività proposte. L'indirizzario cartaceo non viene praticamente più utilizzato perchè è subentrata la comunicazione via web. L'indirizzario web viene quindi costantemente aggiornato e implementato con nuovi indirizzi specificando anche le modalità di cancellazione del nominativo. Cultura-sport-tempo libero Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari DLgs 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali d'ufficio                   
10 CULT PRATICHE SIAE La SIAE è la Società autori ed editori italiani. Quando si organizza uno spettacolo musicale o teatrale bisogna pagare i diritti dell'opera agli uffici SIAE del territorio che fanno riferimento alla SIAE nazionale con sede a Roma. I diritti SIAE devono essere pagati sia per gli spettacoli ad ingresso libero che a pagamento. All'interno della SIAE sono diversi i settori di tutela: letteratura, musica, cinema, spettacoli teatrali, lirica.. In base alla programmazione si deve quindi richiedere alla SIAE un preventivo per i costi dei diritti sulla rappresentazione.  Cultura-sport-tempo libero Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari Legge speciale 22 aprile 1941, n. 633 del Diritto d'autore d'ufficio  La Siae fornisce un modulo borderaux di colore diverso rispetto al settore (rosso per musica, verde per teatro..) che deve essere compilato con l'inserimento dei dati del committente e con l'elenco dei brani e della musica eseguiti.     Il giorno della rappresentazione/spettacolo/concerto il committente deve fare compilare all'esecutore il foglio SIAE che deve poi restituire all'ufficio SIAE del comune di appartenenza nei giorni successivi allo spettacolo.          
11 CULT PRATICHE ENPALS L'Enpals è l'Ente di previdenza ed assistenza per i lavoratori dello spettacolo e dello sport professionistico. I contributi Enpals sono obbligatori, anche in assenza di retribuzione. Il musicista (od il cantante) che svolga questa sua attività senza percepire più di 5000 euro annui lordi e, inoltre, sia o persona che versa già contributi in altro ente previdenziale, o non ha 18 anni, o è uno studente fino ai 25 anni o è un pensionato, è esentato da tutte le pratiche Enpals, compreso il versamento dei contributi. L'Ente che chiede una prestazione ad un artista deve chiedere l'agibilità Enpals che deve fornirgli il lavoratore se già iscritto oppure se ne deve occupare il committente stesso. Cultura-sport-tempo libero Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari Normativa nazionale vigente INPS d'ufficio  Esenzione Enpals nel caso il lavoratore percepisca meno di Euro 5.000,00 lori all'anno da questa attività. Modulistica scaricabile dal sito dell'Enpals     La liberatoria deve essere in possesso del committente il giorno stesso dell'esibizione dell'artista. Nel caso il committente debba aprire una pratica Enpals si deve attivare affinchè il giorno dell'esibizione la pratica sia attiva.         Nel caso di controlli il committente deve esibire la certificazione Enpals.  
1 GIOV ACQUISTI PER CENTRO GIOVANI Per la realizzazione delle attività e dei laboratori proposti nei Centri Giovani si rende necessario l'acquisto di materiali che vengono inizialmente richiesti dagli operatori e poi valutati dall'Ufficio. Vengono quindi richiesti preventivi alle ditte spe Cultura-sport-tempo libero Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari   d'ufficio        in base a necessità Gestore Progetto Giovani Dirigente IV° Settore Determina Dirigenziale Buoni d'ordine ai fornitori