ECONOMATO E PROVVEDITORATO   Responsabile del servizio Ferrari Francesco tel. 0522/764230 e-mail:  f.ferrari@comune.scandiano.re.it
RESPONSABILE del proced. per procedimenti ad istanza di parte TEMPISTICA
NR OGGETTO PROCEDIMENTO DESCRIZIONE SOMMARIA SERVIZIO/ UFFICIO competente Qualifica Nominativo FONTI normative di riferimento MODALITA’  D’AVVIO
d'ufficio
istanza di parte
decisione Amm.
ATTI E DOCUMENTI DA PRODURRE Ufficio a cui rivolgersi per informazioni max gg descrizione ALTRI SOGGETTI COINVOLTI (esterni o interni) SOGGETTO competente ad adottare l'atto finale TIPOLOGIA ATTO FINALE MODALITA’ DI COMUNICAZIONE dell’esito finale
ECO.01 GESTIONE AFFIDAMENTO DI SERVIZI E FORNITURE IN “ECONOMIA” - AFFIDAMENTO DIRETTO FINO A €10.000,00 Gestione delle procedure  concernenti l'acquisto di beni d’uso corrente, di consumo e servizi  necessari per il funzionamento dei settori e servizi  Comunali ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco Art. 125 D.Lgs. 163/2006 – DPR 5/10/2010 n. 207 e Regolamento Ente per  Servizi e Forniture in Economia Acquisti programmati   ovvero acquisti specifici sulla base di richieste dai diversi servizi/settori //////////////////////////////   30  Regolamento Ente per  Servizi e Forniture in Economia  Settori/servizi interni Dirigente del Settore competente Determina Lettera di assegnazione 
ECO.02 GESTIONE AFFIDAMENTO DI SERVIZI E FORNITURE IN “ECONOMIA” - AFFIDAMENTO IN COTTIMO FIDUCIARIO MEDIANTE PROCEDURA NEGOZIATA  FINO A €130.000,00 Gestione delle procedure per gli approvvigionamenti e forniture di servizi  e beni di consumo  necessari al funzionamento degli uffici Comunali ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco Art. 125 D.Lgs. 163/2006 – DPR 5/10/2010 n. 207 e Regolamento Comunale Servizi e Forniture in Economia Acquisti programmati   ovvero acquisti specifici sulla base di richieste dai diversi servizi/settori //////////////////////////////   90 dalla determina di avvio della procedura come da  Regolamento Ente per  Servizi e Forniture in Economia Settori/servizi interni Dirigente del Settore competente Determina di aggiudicazione definitiva  Comunicazione esito alle Ditte , secondo modalità e termini stabiliti dal D. Leg.vo 163/2006
ECO.03 GESTIONE AFFIDAMENTO DI SERVIZI E FORNITURE MEDIANTE  PROCEDURA APERTA  PER FASCIA DI IMPORTO  SOTTO LA  SOGLIA COMUNITARIA Gestione della gara di appalto dei capitoli dei vari settori comunali                                         Determina a contrarre (approvazione bando di gara, disciplinare di gara, capitolato speciale) – Pubblicazione Bando – esame offerte  Determina  di aggiudicazione  definitiva. Comunicazione alle Ditte ; controllo dichiarazioni e verifica requisiti. Stipula Contratto ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco D.Lgs. 163/2006 – DPR 5/10/2010 n. 207  e altre leggi di riferimento Acquisti programmati   ovvero acquisti specifici sulla base di richieste dai diversi servizi/settori //////////////////////////////   156  dalla determinazione a contrarre (termine stabilito dal D. Lgs 163/2006) Settori/servizi interni Dirigente del Settore competente Determina di aggiudicazione definitiva  Comunicazione esito alle Ditte , secondo modalità e termini stabiliti dal D. Leg.vo 163/2006
ECO.04 GESTIONE AFFIDAMENTO DI SERVIZI E FORNIUTRE MEDIANTE  PROCEDURA APERTA  PER FASCIA DI IMPORTO  SUPERIORE ALLA SOGLIA COMUNITARIA Gestione della gara di appalto dei capitoli dei vari settori comunali                                          Determina a contrarre ( approvazione bando di gara, disciplinare di gara  capitolato speciale) gara) – Pubblicazione Bando – Determina  di aggiudicazione  definitiva. Comunicazione alle Ditte ; controllo dichiarazioni e verifica requisiti. Stipula Contratto ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco D.Lgs. 163/2006 – DPR 5/10/2010 n. 207  e altre leggi di riferimento Acquisti programmati   ovvero acquisti specifici sulla base di richieste dai diversi servizi/settori //////////////////////////////   202 dalla determinazione a contrarre (termine stabilito dal D. Lgs 163/2006) Settori/servizi interni Dirigente del Settore competente Determina di aggiudicazione definitiva  Comunicazione esito alle Ditte , secondo modalità e termini stabiliti dal D. Leg.vo 163/2006
ECO.05 ADESIONE   CONVENZIONI CONSIP / AGENZIA INTERCENT-ER Svolgimento delle procedure necessarie relative all'adesione e utilizzo alle Convenzioni quadro stipulate  da  Consip  ovvero centrali di committenza regionali (Intercent-Er) ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco Art. 26 L.23/12/1999 n. 488 e smi e art. 1 c.456 L27/12/2006 n. 296 nonché Legge 07.08.2012 n. 135 (c.d seconda “spending review”) Prima di attivare un'autonoma procedura per l'acquisizione di beni o servizi   //////////////////////////////   90 dalla richiesta di Preliminare di fornitura per i Servizi in “Convenzione-quadro” che prevedono sopralluogo da parte della Ditta con approvazione  del “Piano dettagliato degli interventi”  ovvero richiesta  e l'approvazione di un progetto aderente alle specifiche necessità dell'Ente; 30gg per “convenzione-quadro” oggetto servizi/forniture standard Settori/servizi interni Dirigente del Settore competente Determina di adesione alla  Convenzione quadro Ordinativo di fornitura sul portale “Acquistiinrete” ovvero sul portale “Intercent-Er” 
ECO.06 ACQUISIZIONE BENI E SERVIZI TRAMITE MERCATO ELETTRONICO  Verifica che il “bene” è ricompreso tra le categorie merceologiche presente  sul mercato elettronico della P.A.(MEPA)                                Gestione procedure di acquisto telematico  o mediante ordine diretto o mediante raccolta di offerte (RDO) ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco Art 328 del DPR 5/10/2010 n. 207 e Regolamento Comunale Servizi e Forniture in Economia nonché Legge 06.0.2012 n. 94 (c.d prima “spending review”) Prima di attivare un'autonoma procedura per l'acquisizione di beni    //////////////////////////////   60 dalla determina di avvio della procedura per RDO; 30gg dalla determina di impegno di spesa per ordine diretto. Settori/servizi interni Dirigente del Settore competente Determina di acquisto telematico mediante Mercato elettronico della P.A Ordinativo di fornitura elettronico mediante firma digitale direttamente sul portale Mepa
ECO.07 COPERTURE ASSICURATIVE DELL'ENTE Procedure di gara connesse alla stipula delle polizze contratte a vario titolo dal Comune e pagamento premi loro conguagli, franchigie e loro gestione .                                                  In collaborazione con il consulente assicurativo (Broker), attività di supporto e indirizzo in materia assicurativa ai Servizi/Settori comunali                                          ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco Contratti assicurativi  Scadenza polizze assicurative //////////////////////////////     Per le procedure di gara connesse alla stipula  Polizze  si rinvia ai termini indicati per affidamnto servizi e fornitura di fascia superiore alla soglia comunitaria . Gestione Polizze  secondo i termini stabiliti dai vari contratti assicurativi   Settori/servizi interni Broker e Compagnie assicurative  Dirigente del Settore competente Determina di aggiudicazione definitiva  Comunicazione esito alle compagnie assicurative
ECO.08 GESTIONE SINISTRI ATTIVI E PASSIVI SULLE POLIZZE ASSICURATIVE DELL'ENTE  Attività specifica: Aperture dei sinistri sulle Polizze; Istruttoria delle pratiche dei sinistri con richiesta di informazione  ai servizi competenti ; trasmissioni informazioni alla compagnie di assicurazione   ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco Responsabilità civile dell'Ente  Richiesta risarcimento danni da parte del privato Denuncia sinistro alla compagnia    90 definizione sinistri dalla comunicazione di  apertura sinistro    Soggetti esterni che hanno  presentato richiesta di di risarcimenti danni , Broker e  Compagnie assicurative nonché Polizia Municipale Settori/servizi interni    Definizione del sinistro (accoglimento/non accoglimento) Comunicazione da parte della compagnia al richiedente
ECO.09 GESTIONE INVENTARIO BENI MOBILI Attività di indirizzo e coordinamento della gestione inventariale dei beni mobili (compreso conto di gestione dei consegnatari)  per l'aggiornamento annuale delle scritture inventariali.  ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco Art. 230, par. 7 del decreto legislativo n. 267/2000 e Regolamento di Contabilità dell'Ente    //////////////////////////////   Annuale Annuale in sede di Rendiconto Settori/servizi interni Giunta comunale  Delibera di Giunta di Approvazione Rendiconto  
ECO.10 ALIENAZIONE BENI MOBILI IN DISUSUO E FUORI USO   Attivazione e gestione delle procedure relative alla dismissione ed alienazione dei beni fuori uso per vetustà ed usura e per cause tecniche ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco Regolamento di contabilità artt. 51 e 52   //////////////////////////////   60  dalla adozione della Delibera di Giunta Comunale  Settori/servizi interni Giunta comunale  Delibera di Giunta Comunale e Determina dirigenziale  Lettera di aggiudicazione
ECO.11 SERVIZIO  CASSA ECONOMALE Gestione di  apposito fondo per il Servizio di cassa economale per effettuare acquisti  di piccola entità ed urgenti che come tali sfuggono alla programmazione ed alla possibilità di formulare impegni preventivi nonché quelle spese che per la particolarità della prestazione necessitano del pagamento in contanti ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco T.U.E.L  e Regolamento di contabilità  – Artt 57 e 58   //////////////////////////////   Annuale  entro il 31/12 di ogni anno Settori/servizi interni Giunta Comunale per determinazione fondo annuale  Emissione buoni economali  
ECO.12 ANTICIPI DI SOMME AI SERVIZI/SETTORI  SU SPECIFICHE DETEMINANZIONE DI IMPEGNO  In casi particolari, con apposite Determinazioni  che autorizzano spese per iniziative, manifestazioni o servizi effettuati in economia, sono disposte anticipazioni di somme da utilizzarsi per pagamenti immediati e  in "contanti" necessari alle finalità conseguenti a tali Determinazioni.                                           ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco Regolamento di contabilità comunale – Artt 57 e 58   //////////////////////////////   Immediata,  subordinatamente alla richiesta Settori/servizi interni Responsabile  Servizio Economato Emissione buono di spesa  
ECO.13 CONTO DELLA GESTIONE ANNUALE DELL'ECONOMO Resa del conto per il Fondo cassa assegnato al Servizio economato  ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco T.U.E.L  e Regolamento di contabilità  – Artt 42 e 43   //////////////////////////////   Annuale :   entro il 31 Gennaio di ogni esercizio  Settori/servizi interni e servizio economato Responsabile  Servizio Economato Secondo modello ministeriale  Invio alla Corte dei Conti
ECO.14 RIMBORSO MISSIONI DIPENDENTI/AMMINISTRATORI Predisposizione modulistica per l'autorizzazione e richiesta di rimborso. Verifica delle pezze giustificative e  conteggio per rimborsi delle spese di  missione effettuati da parte dei dipendenti. Elaborazione di  prospetto mensile ed invio all'Ufficio Stipendi per caricamento del rimborso  sulla busta paga     ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco CCNL 14/09/2000 e Legge  n. 122/2010   //////////////////////////////   Mensile    Dipendenti autorizzati alla missione  Responsabile  Servizio Economato invio prospetto riepilogativo mensile all'Ufficio Personale  Accredito  sulla busta paga 
ECO.15 GESTIONE DELLE UTENZE ENERGETICHE E IDRICHE  COMUNALI (NO ATTIVAZIONE) Procedura automatizzata  per registrazione e liquidazione fatture informatizzata  con suddivisione su vari impegni di competenza . Verifica dei relativi stanziamenti di Bilancio e controllo copertura finanziaria delle spese Rilevazione anomalie nei consumi e verifica attivazioni, disattivazione e volturazione delle utenze  ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco T.U.E.L  e Regolamento di contabilità    //////////////////////////////     Secondo modalità e termini previsti dal regolamento di contabilità Settori e Servizi interni Responsabile  Servizio Economato Mandato informatico  
ECO.16 GESTIONE CONTRATTI DI TELEFONIA FISSA E MOBILE Procedura automatizzata  per registrazione e liquidazione fatture  informatizzata   con suddivisione su vari impegni di competenza Controllo e verifica in ordine alla corretta applicazione delle tariffe  oggetto di Convenzione Intercent-Er ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco T.U.E.L  e Regolamento di contabilità    //////////////////////////////     Secondo modalità e termini previsti dal regolamento di contabilità Settori e Servizi interni Responsabile Servizio Economato Mandato informatico  
ECO.17 REGISTRAZIONE FATTURE DI SPESA IN ARRIVO  DI TUTTI SERVIZI E SETTORI DEL COMUNE  Inserimento nel software gestionale dei dati delle fatture in arrivo, individuazione dell'ufficio competente alla liquidazione e smistamento agli uffici. ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco DPR 633/72  e smi   //////////////////////////////   5 dal ricevimento fattura Settori/servizi  interni e ufficio protocollo   Smistamento all'ufficio competente  
ECO.18 LIQUIDAZIONE FATTURE  Liquidazione fatture sui vari capitoli di cui il servizio economato è responsabile della procedura  ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco T.U.E.L  e Regolamento di contabilità    //////////////////////////////     Secondo modalità e termini previsti dal regolamento di contabilità Settori/servizi interni Responsabile Servizio Economato Mandato informatico   
ECO.19 FORNITURA DI VESTIARIO AL PERSONALE Verifica e aggiornamento  della dotazione di vestiario al personale interessato secondo quanto stabilito  dalle disposizioni regolamentari; richiesta preventivi e assegnazione fornitura. Emissione ordinativi, consegna e distribuzione del vestiario ai dipendenti. ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco “Regolamento disciplinante la dotazione e l'impiego di vestiario e indumenti da lavoro conferiti a personale dipendente “   //////////////////////////////     I termini sono stabiliti dal "Regolamento disciplinante la dotazione e l'impiego di vestiario e indumenti da lavoro conferiti a personale dipendente" Settori/servizi interni   Determina  Emissioni ordinativi di fornitura 
ECO.20 GESTIONE  E MANUTENZIONE   PARCO AUTOMEZZI Gestione unitaria  e integrata del parco automezzi  per il sevizio globale comprendente manutenzione ordinaria/straordinaria, revisione  periodica ex art. 80 cds (incluso bollino blu) tassa di proprietà, coperture assicurative nonchè gestione lavaggi  e carburante  ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco  Codice della strada   //////////////////////////////     Si rinvia ai termini stabiliti per l'affidamento di servizi e forniture, in base al valore contrattuale Settori/servizi interni Dirigente Determina  
ECO.21 ACQUISTO E GESTIONE ABBONAMENTI A QUOTIDIANI E RIVISTE VARIE – NONCHE' TESTI PER I VARI SETTORI  E SERVIZI Attivazione e gestione di abbonamenti a riviste, su richiesta dei servizi: determina approvazione di spesa, controllo, conteggio e pagamento  ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco     //////////////////////////////     Si rinvia ai termini stabiliti per l'affidamento di servizi e forniture, in base al valore contrattuale Settori/servizi interni Dirigente del settore competente Determina Attivazione abbonamento e/o acquisto testi
ECO.22 ABBONAMENTI RAI SPECIALI E SIAE  Verifica in contraddittorio con i servizi interessati alla necessità  di provvedere all'abbonamento Rai speciali e pagamento canone Siae  ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco Disposizioni  di Legge in materia  di radiotelevisione      //////////////////////////////   annuale 31 gennaio di ogni anno   Settori/servizi  interni  Dirigente del settore competente Determina impegno di spesa Pagamento bollettino RAI 
ECO.23 PULIZIE ORDINARIE, STRAORDINARIE E TRASLOCHI  Gestione e   supervisione dei servizi di pulizia ordinaria affidati mediante adesione a convenzione Intercent-ER. Predisposizione per ogni immobile di “schede” personalizzate con indicato in termini descrittivi le prestazioni e relative frequenze.                                           Attivazione, su richiesta, di interventi straordinari di pulizia e movimentazione/traslochi arredi e materiale in genere ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco   Scadenza contratto di appalto //////////////////////////////     Si rinvia ai termini stabiliti per l'adesione alle convenzioni quadro per le pulizie straordinarie  Settori/servizi  interni  Dirigente del settore competente Determina di adesione alla convenzione quadro Ordinativo di fornitura sul portale Intercent-Er
ECO.24 FORNITURA ARREDI E MANUTENZIONE DELLE MACCHINE  E DELLE ATTREZZATURE  IN DOTAZIONE AGLI UFFICI COMUNALI Programmazione dei fabbisogni e gestione delle procedure di acquisti e servizi manutentivi   prestazioni di assistenza e manutenzione delle attrezzature ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco     //////////////////////////////     Si rinvia ai termini stabiliti per l'affidamento di servizi e forniture, in base al valore contrattuale  Settori/servizi  interni  Dirigente competente del settore Determina  Attivazione contratti di assistenza e manutenzione
ECO.25 GESTIONE MAGAZZINO PER MATERIALE DI CANCELLERIA (IVI COMPRESA CARTA IN RISME PER FOTOCOPIATRICI), STAMPATI  E MATERIALE INFORMATICO  Raccolta ordini per materiale di cancelleria e  conseguente distribuzione periodica, mentre per il materiale informatico, carta  e stampati secondo necessità  e al bisogno e comunque la consegna avviene in tempo reale  ECONOMATO Responsabile Dott. Ferrari Francesco     //////////////////////////////     Immediato , se presente in magazzino  Settori/servizi  interni  Responsabile Servizio Economato Consegna materiale