GEMELLAGGI E RELAZIONI INTERNAZIONALI   Responsabile del servizio Ferrari Lisa tel. 0522/764310 e-mail:  l.ferrari@comune.scandiano.re.it
RESPONSABILE del proced. per procedimenti ad istanza di parte TEMPISTICA
NR OGGETTO PROCEDIMENTO DESCRIZIONE SOMMARIA SERVIZIO/ UFFICIO competente Qualifica Nominativo FONTI normative di riferimento MODALITA’  D’AVVIO
d'ufficio
istanza di parte
decisione Amm.
ATTI E DOCUMENTI DA PRODURRE Ufficio a cui rivolgersi per informazioni max gg descrizione ALTRI SOGGETTI COINVOLTI (esterni o interni) SOGGETTO competente ad adottare l'atto finale TIPOLOGIA ATTO FINALE MODALITA’ DI COMUNICAZIONE dell’esito finale COLLEGAMENTO INFORMAZIONI AGGIUNTIVE E MODULISTICA
1 GEM RICHIESTA DI CONTRIBUTO/FINANZIAMENTI EUROPEI (diretti e indiretti) Sulla base delle necessità evidenziate dal territorio e delle priorità delineate dall'Amm.ne, si ricercano linee di finanziamento per attività che rispondano a tali esigenze. In seguito si valuta se: 1) sviluppare una proposta progettuale ad hoc con conseguente ricerca dei partner, raccolta dei contenuti, drafting, submission e assistenza ai partner, monitoraggio del processo di approvazione); 2) aderire a proposte progettuali provenienti da terzi (preparazione e invio della parte contenutistica di propria competenza). Ufficio gemellaggi e relazioni internazionali Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari Quadro normativo europeo d'uffcio dietro disposizione dell'Amm.ne Comunale Application form specifico per ogni tipo di programma/azione.   60/90 gg. Prima della deadline (scadenza) Tempo necessario per lo sviluppo progettuale, ricerca partner, drafting, ecc. Amministrazione, altri settori (a seconda dell'argomento), partner europei, altri attori della società civile (associazioni, scuole, ecc.) Giunta Comunale Delibera G.C. Invio progetto  
2 GEM RICHIESTA DI CONTRIBUTI  REGIONALI In base al bando di partecipazione inviato da AICCRE Emilia-Romagna, si ricercano le informazioni circa le attività svolte nel periodo eleggibile e si procede con la compilazione del formulario ricevuto. Le schede descrittive ed economiche vengono poi inviate all'organismo valutatore, unitamente a materiale di documentazione multimediale. Ufficio gemellaggi e relazioni internazionali Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari Legge regionale ex LR 6/2004, Delibera di Giunta n. 2268/2010 d'ufficio  Formulario allegato al bando, schede descrittive e contabili, pezze giustificative per l'ammontare dell'importo dichiarato.   30 gg. Prima della scadenza del bando Tempo necessario per la predisposizione delle schede. nessuno     Invio progetto  
3 GEM REALIZZAZIONE ATTIVITA' CON FINANZIAMENTI EUROPEI IN LOCO Verifica dell'approvazione e del contributo assegnato; Comunicazione ad Amm.ne e predisposizione degli atti amministrativi necessari (delibera e determina); contatto con i partner di progetto, composizione delegazioni; definizione budget e ripartizione contributo; ricerca famiglie per ospitalità (con successiva assegnazione) e prenotazione presso strutture ricettive del territorio; preparazione del programma, definizione tempistiche e gruppo di lavoro/Comitato responsabile per l'iniziativa, coinvolgimento di soggetti terzi (associazioni, scuole imprese, ecc.), individuazione e allestimento spazi; organizzazione ristorazione, trasporti ed eventuali attrezzature specifiche; sviluppo logo e materiale grafico promozionale/informativo multilingue (badge/pass, cartelline, buoni pasto, locandine, flyer, mini-dizionari, ecc.); esposizione bandiere, accoglienza delle delegazioni con saluto ufficiale e assistenza per tutto il periodo di permanenza; raccolte firme presenze da parte ospiti europei e locali;  organizzazione di attività di socializzazione e/o incontri di progetto; attività di visibilità, disseminazione e documentazione fotografica; disallestimento spazi usati; pagamenti e liquidazioni; predisposizione e invio rendicontazioni intermedie (ove richieste) e finali; rimborso della spettante quota della sovvenzione ai partner (ove previsto); compilazione scheda riepilogativa dell'iniziativa; invio lettere di ringraziamento. Ufficio gemellaggi e relazioni internazionali Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari Regolamento per l’acquisizione di beni e servizi in economia ai sensi dell’art. 125 del decreto legislativo 163/2006 e 330 del dpr 207/2010 approvato con Delibera C.C. 6 del 24/01/2012.   Legge tracciabilità flussi finanziari n. 136 del 13 agosto 2010.        Regolamento di contabilità approvato con Delibera C.C. n. 5 del 24/01/2012 d'uffcio dietro disposizione dell'Amm.ne Comunale     60/90 gg. Prima dell'iniziativa + la durata dell'iniziativa tempo necessario per l'organizzazione dell'evento + la sua realizzazione.  Amm.ri, partner europei, comitato gemellaggi, altri attori della società civile secondo la tipologia dell'evento (ass.ni, scuole, etc.) Giunta Comunale  + Dirigenza  Delibera G.C., Determina Dirigenziale lettera di rendicontazione corredata di schede presenze, relazione evento, documentazione varia comprovante l'avvenuta attività.   
4 GEM REALIZZAZIONE ATTIVITA' SENZA FINANZIAMENTI EUROPEI IN LOCO Ricezione di una proposta da un'altra città a realizzare un evento proveniente o individuazione di un'iniziativa a cui far partecipare altri paesi europei; Verifica con Assessore e Dirigente e ripartizione budget disponibile a bilancio; predisposizione degli atti amministrativi necessari (delibera e determina); definizione delle delegazioni; ricerca famiglie per ospitalità (con successiva assegnazione) e prenotazione presso strutture ricettive del territorio; preparazione del programma, definizione tempistiche e gruppo di lavoro/Comitato responsabile per l'iniziativa, coinvolgimento di soggetti terzi (associazioni, scuole imprese, ecc.), individuazione e allestimento spazi; organizzazione ristorazione, trasporti ed eventuali attrezzature specifiche; sviluppo logo e materiale grafico promozionale/informativo multilingue (badge/pass, cartelline, buoni pasto, locandine, flyer, mini-dizionari, ecc.); esposizione bandiere, accoglienza delle delegazioni con saluto ufficiale e assistenza per tutto il periodo di permanenza;  organizzazione di attività di socializzazione e/o incontri di lavoro tematici; attività di visibilità, disseminazione e documentazione fotografica; disallestimento spazi usati; pagamenti e liquidazioni; compilazione scheda riepilogativa dell'iniziativa; invio lettere di ringraziamento. Ufficio gemellaggi e relazioni internazionali Dirigente IV° Settore Dott.ssa Lisa Ferrari Regolamento per l’acquisizione di beni e servizi in economia ai sensi dell’art. 125 del decreto legislativo 163/2006 e 330 del dpr 207/2010 approvato con Delibera C.C. 6 del 24/01/2012.   Legge tracciabilità flussi finanziari n. 136 del 13 agosto 2010.        Regolamento di contabilità approvato con Delibera C.C. n. 5 del 24/01/2012 d'ufficio o su richiesta di un altro paese Invito a partecipare   60gg. Prima dell'iniziativa + durata dell'evento tempo necessario per l'organizzazione dell'evento + la sua realizzazione  Amm.ri, altri paesi europei, comitato gemellaggi, altri attori della società civile secondo la tipologia dell'evento (associazioni, scuole, etc.) Giunta Comunale  + Dirigente Delibera G.C., Determina Dirigenziale Per richieste esterne lettera di adesione  
5 GEM REALIZZAZIONE ATTIVITA' FUORI SEDE CON O SENZA FINANZIAMENTI EUROPEI Accettazione di un invito pervenuto o organizzazione delle mobilità come da piano descritto nell'Application form (v. punto 1); Comunicazione ad Amm.ne e predisposizione degli atti amministrativi necessari (delibera e determina); definizione del budget di spesa e di eventuali spese coperte dal grant (ove presente) o rimborsate dall'organizzatore; composizione della delegazione più idonea; ricerca/richiesta preventivi e acquisto/conferma delle modalità di trasporto; verifica alloggio (se non predisposto dall'organizzatore); coinvolgimento di soggetti terzi (associazioni, società sportive, commercianti, etc.) preparazione del materiale diverso da portare in trasferta a seconda del tipo di iniziativa (presentazione PPT, brochure, prodotti tipici, dono di rappresentanza, ecc.); partecipazione all'evento e documentazione fotografica; a rientro predisposizione della scheda riepilogativa; implementazione di eventuali ulteriori step concordati con il/i partner.      Ufficio gemellaggi e relazioni internazionali Dirigente IV° Settore Dott.ssa Lisa Ferrari Quadro normativo europeo       Regolamento per l’acquisizione di beni e servizi in economia ai sensi dell’art. 125 del decreto legislativo 163/2006 e 330 del dpr 207/2010 approvato con Delibera C.C. 6 del 24/01/2012.   Legge tracciabilità flussi finanziari n. 136 del 13 agosto 2010.        Regolamento di contabilità approvato con Delibera C.C. n. 5 del 24/01/2012 d'ufficio o su richiesta di un altro paese Invito a partecipare   30/60gg. Prima dell'iniziativa + durata dell'evento tempo necessario per l'organizzazione dell'evento + la sua realizzazione Amm.ri, altri paesi europei, comitato gemellaggi, altri attori della società civile secondo la tipologia dell'evento (associazioni, scuole, etc. Giunta Comunale  + Dirigente Delibera G.C., Determina Dirigenziale Per richieste esterne lettera di adesione  
6 GEM NOLEGGIO CUFFIE INTERPRETARIATO Ricezione della richiesta di noleggio e verifica disponibilità dell'impianto; Preparazione preventivo ed eventuale conferma dietro specificazione delle modalità, scopo, luogo, ecc. di utilizzo; verifica del corretto funzionamento e messa in carica dell'impianto; consegna dello stesso con istruzioni e compilazione del modulo; al rientro, verifica dell'integrità dell'impianto e accertamento/riparazione di eventuali danni/malfunzionamenti, emissione nota spese. Ufficio gemellaggi e relazioni internazionali Dirigente IV° Settore Dott.ssa Lisa Ferrari Bozza di regolamento d'uso istanza di parte Richiesta scritta Relazioni Internazionali - Gemellaggi non rilevante Almeno 48 h per preparazione e ricarica Soggetto richiedente; Ragioneria Dirigente IV settore Lettera autorizzazione utilizzo Lettera   
7 GEM ADEMPIMENTI DERIVANTI DALL'ADESIONE A VARI ENTI (SERN, AICCRE, ECC.) Ricezione della richiesta di pagamento della quota annuale di adesione; richiesta di autorizzazione al rinnovo da parte della Giunta; predisposizione della delibera e del mandato di pagamento; gestione delle procedure per la partecipazione di esponenti dell'Amm.ne agli incontri degli organi direttivi di tali enti (acquisto biglietti, rimborsi, ecc.); per organizzazione di eventi il loco si rimanda al punto 4.  Ufficio gemellaggi e relazioni internazionali Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari Delibera di Giunta n. 427 del 23/12/2004  per l'adesione al SERN istanza di parte richiesta di rinnovo adesione Relazioni Internazionali - Gemellaggi 30 gg.     Giunta Comunale Delibera che autorizza il rinnovo + liquidazione Lettera   
8 GEM TIROCINI FORMATIVI 1) Se interno: definizione del profilo del tirocinante e richiesta di curriculum ad Er.go; selezione delle candidature e successivo colloquio individuale; stipula della convenzione; Formazione del tirocinante, assegnazione di compiti specifici  e monitoraggio; valutazione finale. 
2) Se esterno (es. progetto Leonardo): ricezione e pubblicizzazione del bando; informazioni e assistenza agli interessati nella compilazione delle candidature.
Ufficio gemellaggi e relazioni internazionali Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari   istanza di parte richiesta di partecipazione  Relazioni Internazionali - Gemellaggi     Università Dirigente I° Settore Determina Dirigenziale Lettera   
9 GEM SCAMBI INFORMALI GIOVANILI Ricezione della richiesta di esperienza educativa informale all'estero da parte di un/a ragazzo/a residente nel territorio comunale; richiesta curriculum e colloquio individuale; contatto con i partner europei per definizione attività e modalità di ospitalità; assistenza, monitoraggio e successiva verifica dell'esperienza. Ufficio gemellaggi e relazioni internazionali Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari   istanza di parte Richiesta scritta e curriculum Relazioni Internazionali - Gemellaggi 30 gg.            
10 GEM ASSISTENZA E COORDINAMENTO DI PROGETTI IN CAPO AD ALTRI ENTI/ASSOCIAZIONI/COMITATI GEMELLAGGI A diversi livelli: Raccolta di idee e proposte; ricerca dei partner; sviluppo del progetto; drafting e assistenza nella submission (anche a distanza); coordinamento e monitoraggio per tutto l'arco del progetto; gestione finanziaria (parziale o totale); eventuale partecipazione alle mobilità; predisposizione rendicontazioni intermedie e finali. Ufficio gemellaggi e relazioni internazionali Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari Quadro normativo europeo istanza di parte Richiesta (verbale o scritta), presentazione di una proposta Relazioni Internazionali - Gemellaggi per tutta la durata del progetto   Associazione o altri soggetti richiedenti, Ufficio cultura        
13 GEM GESTIONE ESPOSITORI PER MOSTRE E MATERIALE DIVERSO IN DOTAZIONE ALL'UFF. GEMELLAGGI Ricezione della richiesta e verifica disponibilità; consegna e controllo al rientro. Ufficio gemellaggi e relazioni internazionali Dirigente Dott.ssa Lisa Ferrari   istanza di parte richiesta di utilizzo  Relazioni Internazionali - Gemellaggi     Terzo settore, Ufficio Cultura. Dirigente IV settore Lettera autorizzazione utilizzo Lettera